En este paso decides si migrar de CRM es la jugada correcta o un dolor evitable. El entregable es una decisión documentada: qué te duele hoy, cuánto cuesta quedarte, cuánto cuesta irte y qué esperas del sistema nuevo. Es la parte menos técnica del proyecto y la que más plata salva: una migración innecesaria cuesta meses; una necesaria que se posterga, años.

Las señales de que sí toca migrar

Migrar se justifica cuando el problema vive en la plataforma, no en cómo la usas. Las señales duras:

• Pagas por lo que no usas. Licencias enterprise para un equipo que usa el 15% de las funciones, o módulos contratados que nadie abrió en un año. Es el caso clásico de quien evalúa migrar de Salesforce a HubSpot: la factura crece y el uso no.
• Cada cambio necesita un consultor. Si agregar un campo o ajustar el pipeline requiere un especialista externo y tres semanas, la herramienta gobierna tu proceso en vez de servirlo.
• El stack no conecta. Tus formularios, WhatsApp, ERP o herramientas de marketing viven en integraciones frágiles o directamente en planillas puente, porque conectar con el CRM actual es caro o imposible.
• El reporting es arqueología. Armar el reporte de pipeline del mes toma días y nadie confía en el resultado.
• Ya operas fuera del CRM. El equipo vive en planillas y el CRM se llena "para la gerencia". Ojo: esta señal es ambigua, y por eso existe la siguiente sección.

Cuándo NO migrar: si el problema es adopción, migrar lo muda de casa

La mitad de las empresas que nos piden una migración no necesitan migrar. Necesitan rescatar lo que tienen. La prueba honesta es una sola pregunta: si mañana tu proceso actual apareciera perfectamente configurado en el CRM nuevo, ¿el equipo lo usaría? Si la respuesta es no, el problema no es la plataforma: es el proceso, la fricción o el incentivo. Y eso viaja contigo a cualquier sistema.

Migrar no arregla un proceso roto: lo muda de casa con todo y goteras.

Señales de que tu caso es rescate y no migración: el CRM actual tiene las funciones que necesitas pero configuradas sobre un proceso que ya no existe; los datos están sucios pero completos; el equipo se queja de la fricción, no de la falta de capacidades. Para ese camino está la guía de rescate de CRM, que cuesta una fracción y no arriesga historial. Migra cuando el techo sea de la plataforma; rescata cuando el techo sea de la configuración.

El caso planillas: no es migración, es primera implementación

Si tu "CRM actual" es Excel o Google Sheets, tienes una ventaja y una trampa. La ventaja: no hay automatizaciones que rediseñar ni asociaciones que preservar, porque nunca existieron. La trampa: tampoco existe un proceso comercial explícito, y sin proceso el CRM nuevo se convierte en una planilla más cara. Tu proyecto real es una implementación con carga de datos históricos, y tu guía principal es la guía de implementación de HubSpot; de esta guía te sirven sobre todo los pasos 2 (auditar qué datos valen la pena) y 5 (validar que llegaron bien).

El costo completo, sobre la mesa

La decisión se firma con números, no con hartazgo. Del lado de migrar: licencias del destino, horas del proyecto (internas y de partner), el periodo de doble licencia durante el paralelo y la caída temporal de productividad del primer mes. Del lado de quedarte: la renovación anual del CRM actual, las horas manuales que el equipo pierde por semana esquivándolo y —el más caro y el menos visible— los negocios sin seguimiento porque el dato está donde nadie mira.

Pon ambas columnas a 24 meses. Si quedarte gana, quédate sin culpa y revisa el rescate. Si migrar gana, sigue al paso 2 con la decisión escrita: ese documento va a ser tu brújula cuando el proyecto se ponga pesado.

Errores comunes en este paso

• Migrar por hartazgo, no por diagnóstico. "Odiamos el CRM" es un síntoma, no una causa. Sin diagnóstico, el odio se muda con ustedes.
• Decidir sin el equipo comercial. Si los vendedores se enteran de la migración cuando ya está decidida, la adopción del paso 6 empieza perdiendo 3 a 0.
• Comparar licencias en vez de costos totales. El CRM "más barato" con tres integraciones a medida y un consultor permanente no es más barato.
• Fijar la fecha antes que el alcance. "Migramos antes de fin de trimestre" sin auditoría previa es la receta del cutover caótico.

Checklist antes de pasar al siguiente

• Dolor actual documentado con ejemplos concretos (costo, rigidez, integraciones, reporting).
• Prueba de adopción respondida con honestidad: ¿el problema es la plataforma o el proceso?
• Costo a 24 meses de quedarse vs. migrar, en una misma tabla.
• Resultado esperado del CRM nuevo escrito en una frase medible.
• Equipo comercial informado y escuchado antes de la decisión final.
• Decisión firmada por quien va a bancar el proyecto cuando se ponga difícil.

Con la decisión tomada, toca mirar qué hay realmente dentro del CRM viejo: paso 2, auditoría del origen. El panorama completo vive en la guía de migración de CRM.