En este paso defines a dónde va cada objeto del CRM viejo —cuentas, contactos, negocios, actividades, archivos— y, sobre todo, cómo viajan las relaciones entre ellos. El entregable es una matriz de equivalencias aprobada donde cada registro llega con su historial colgado y ningún dato queda huérfano. Es el paso técnico que decide si el CRM nuevo cuenta historias o acumula fichas sueltas.
Los CRMs no usan los mismos nombres ni el mismo modelo. La primera hoja de tu matriz es la traducción objeto a objeto. Para el caso más común, migrar de Salesforce a HubSpot:
Desde Zoho el mapa es análogo (Accounts/Contacts/Deals/Leads); desde Pipedrive es más simple —Organización → Empresa, Persona → Contacto, Deal → Negocio— con una advertencia: Pipedrive gira alrededor del deal y HubSpot alrededor del contacto, así que define el ciclo de vida del contacto al llegar o el equipo va a sentir el cambio como burocracia.
Acá se ganan o se pierden las migraciones. Una asociación es el vínculo entre registros: este contacto trabaja en esta empresa, este negocio involucra a estos tres contactos, esta llamada pertenece a este negocio. En el export estándar, cada objeto sale en su propio archivo y los vínculos son columnas de IDs. Si importas los archivos sin reconstruir esos vínculos, tienes los datos y perdiste la información.
El mecanismo para no perder nada es uno y es simple: cada registro migrado conserva el ID del sistema viejo en una propiedad dedicada ("ID origen Salesforce", por ejemplo). Con esa llave externa, las asociaciones se reconstruyen en el destino, la validación del paso 5 puede rastrear cualquier registro hasta su origen, y los errores se corrigen re-procesando en lugar de adivinando. Es la misma disciplina de llaves que usamos para integrar sistemas en la matriz de mapeo campo a campo de la guía de integración de datos.
Un contacto sin su historial no es un dato migrado: es un nombre suelto en una base nueva.
Lo que tu equipo llama "el historial" son las actividades: correos, llamadas, reuniones, notas y tareas que cuelgan del timeline de cada registro. Tres reglas para que lleguen enteras:
Tres mapeos menores que causan dolores mayores. Propiedades: aplica la auditoría del paso 2 y mapea solo los campos vivos; los desplegables (picklists) necesitan tabla de valores origen → destino, porque "En negociación" y "Negociación" son dos etapas distintas para una máquina. Pipelines: no copies las 11 etapas del CRM viejo si ya sabes que 4 nunca se usaron; migrar es la mejor oportunidad para simplificar el pipeline, y las etapas viejas se traducen a las nuevas en la matriz. Dueños: mapea cada usuario del origen a su usuario del destino, y decide qué pasa con los registros de vendedores que ya no están: ¿se reasignan por cartera o van a un dueño genérico de históricos?
Con la matriz aprobada, ya se puede planear la mudanza en serio: paso 4, el plan: etapas, paralelo y punto de no retorno. El panorama completo vive en la guía de migración de CRM.
Lo de arriba es un capítulo. El método completo está en la guía para migrar de CRM sin perder historial: de decidir si migrar hasta los primeros 90 días en la plataforma nueva. En una migración el orden pesa más que la herramienta — léela completa antes de exportar nada.