Migrar bien es migrar menos: solo los datos con valor operativo, limpios y mapeados al modelo que definiste en el paso 2. El resultado es un portal en el que el equipo confía desde el primer día — que es la condición para que lo use.

La migración típica desde Excel, Salesforce, Zoho o Pipedrive toma de una a tres semanas, y la mayor parte del tiempo no es el import: es la limpieza previa.

Primero decide qué NO migrar

En las migraciones que hacemos, entre el 30% y el 50% de los registros del sistema viejo no viajan al nuevo. Criterios de descarte que funcionan:

• Contactos sin actividad en los últimos 24 meses → archivo frío (un CSV respaldado), no el CRM.
• Leads sin email ni teléfono: no hay forma de accionarlos.
• Historial de correos de negocios cerrados hace años: pesa, no produce.
• Propiedades del sistema viejo que nadie consumía (la auditoría del paso 1 ya te dijo cuáles).

Nada se borra: se archiva fuera del CRM. Pero el portal nuevo arranca solo con lo que la operación usa.

Limpieza y deduplicación antes del import

La limpieza se hace en la fuente — la hoja de cálculo o el CRM viejo — nunca "después, ya dentro de HubSpot". Ese después no llega.

• Normaliza formatos: nombres propios sin mayúsculas gritadas, países con catálogo cerrado, y teléfonos en formato internacional E.164 (+506, +52, +57…). Este último detalle parece menor y es crítico: sin él, la integración con WhatsApp del paso 5 no matchea contactos.
• Deduplica por email exacto, dominio de empresa y nombre aproximado. Define una regla de sobrevivencia: qué registro gana y qué campos se fusionan.
• Completa el dato mínimo: todo contacto migrado debería tener al menos empresa asociada y un canal de contacto vivo.

Mapeo de campos y piloto de 100 registros

El mapeo es una planilla de tres columnas: campo de origen → propiedad destino → transformación (si aplica). Todo campo sin destino explícito queda archivado, no "por ahí".

Antes del corte, migra 50 a 100 registros representativos y sienta a dos vendedores a validarlos: ¿reconoces tus cuentas? ¿está el histórico que te importa? ¿las asociaciones contacto-empresa-negocio quedaron bien? Diez minutos de piloto ahorran semanas de retrabajos.

Un matiz que ahorra discusiones: el histórico de actividades — notas, correos, llamadas — se migra completo solo para negocios abiertos y cuentas activas. Para el resto alcanza una nota resumen por cuenta con el contexto esencial. Migrar cada correo de los últimos cinco años es caro, lento, y nadie lo va a leer.

Migrar basura a HubSpot no la convierte en datos: la convierte en basura más cara de mantener.

El corte: congelar, migrar, validar

El corte se planifica como un mini proyecto de fin de semana:

• Viernes: se congela la captura en el sistema viejo. Doble captura = duplicados garantizados.
• Fin de semana: import por lotes en orden — empresas, contactos, negocios, actividades — para que las asociaciones se construyan bien.
• Lunes: validación doble: conteos totales por objeto contra la fuente, y muestreo manual de 30 registros al azar.

El sistema viejo queda en solo-lectura entre 60 y 90 días como red de seguridad, y después se apaga. Mantener dos sistemas "por si acaso" mata la adopción del nuevo.

Errores comunes en este paso

• Migrar todo "por si acaso". Heredas el desorden que te hizo cambiar de sistema.
• Deduplicar después. Dentro de HubSpot es más lento, más caro y ya contaminó reportes.
• Olvidar las asociaciones. Contactos huérfanos de empresa y negocios sin contacto: el portal técnicamente tiene los datos, pero no cuenta ninguna historia.
• No congelar el sistema viejo. Dos semanas de doble captura deshacen toda la limpieza.

Checklist antes de pasar al siguiente

• Los criterios de descarte están aplicados y lo descartado quedó archivado fuera del CRM.
• Teléfonos en E.164, catálogos normalizados y duplicados fusionados en la fuente.
• La planilla de mapeo está completa y validada contra el modelo del paso 2.
• El piloto de 100 registros fue validado por vendedores reales.
• Fecha de corte acordada y sistema viejo con plan de solo-lectura.

Con el dato limpio adentro, ahora sí: a ponerlo a trabajar. Sigue con el paso 4 · Workflows y automatizaciones esenciales, o vuelve a la guía completa.