En este paso defines el modelo de datos común y el mapeo campo a campo entre sistemas. El entregable es una matriz aprobada: qué campo de A alimenta qué campo de B, en qué formato, con qué transformación y quién manda si hay conflicto. Es un documento de una tarde que evita meses de duplicados y reportes que no cuadran.
La fuente de verdad se decide por campo, no por sistema
"El CRM es la fuente de verdad" es una frase de venta, no de arquitectura. En la práctica, cada campo tiene un dueño natural:
- El ERP manda en razón social, identificador fiscal, límite de crédito, saldo y facturación.
- El CRM manda en etapa comercial, dueño del negocio, actividad y notas de venta.
- El ecommerce manda en pedidos, carrito y comportamiento de compra online.
- El soporte manda en tickets y estado de satisfacción.
Escribe esa regla para cada campo sincronizado y haz que los dueños de cada sistema la firmen. Cuando en tres meses alguien pregunte "¿por qué se me sobrescribió el teléfono?", la respuesta va a estar en un documento y no en una guerra de correos. Esta decisión alimenta directamente las reglas de conflicto del paso 4.
La matriz de mapeo: el documento que te salva
Es una hoja de cálculo, nada más sofisticado. Una fila por campo, con estas columnas: campo origen · campo destino · transformación · obligatorio (sí/no) · valor por defecto · quién manda en conflicto. Una integración CRM–ERP típica mapea entre 30 y 60 campos; si te dicen "los mapeamos todos", desconfía: nadie necesita los 400 campos del ERP en el CRM.
Regla de oro: menos es más. Cada campo sincronizado es un campo que puede fallar, generar conflicto o confundir a un vendedor. Sincroniza los que alguien realmente consume y ni uno más. Siempre puedes agregar después; quitar es mucho más doloroso.
Formatos: el lugar donde mueren las integraciones
La mayoría de los "bugs" de integración son diferencias de formato que nadie normalizó. Los sospechosos de siempre en LATAM:
- Fechas: ¿03/07 es 3 de julio o 7 de marzo? Normaliza todo a ISO 8601 (2026-07-03) en el tránsito y deja que cada sistema muestre lo suyo.
- Teléfonos: formato E.164 con código de país (+506, +52, +57). Sin eso, el mismo cliente con "8888-8888" y "+50688888888" son dos contactos para tu CRM y cero matches para WhatsApp API.
- Identificadores fiscales: cédula jurídica en Costa Rica, RFC en México, NIT en Colombia, RUC en Perú. Formatos distintos, validaciones distintas. Define uno por país y validalo al entrar.
- Monedas y decimales: ¿el monto viaja en colones o dólares? ¿1.500 son mil quinientos o uno y medio? Moneda explícita en cada monto y separador decimal normalizado.
- Catálogos: países, provincias, industrias. "CR", "Costa Rica" y "costa rica" tienen que colapsar a un solo valor canónico.
Llaves externas: el pegamento de todo
Cada registro sincronizado guarda el ID del otro sistema en un campo dedicado: en HubSpot, una propiedad "ID ERP"; en el ERP, el ID del contacto de HubSpot. Ese par de llaves es lo que permite actualizar sin duplicar, reprocesar sin miedo y auditar quién es quién.
La fuente de verdad no es un sistema: es una decisión por campo. Si no está escrita y firmada, cada sistema va a creer que manda.
Nunca matchees por nombre. "Distribuidora El Sol S.A." y "El Sol" son la misma empresa para un humano y dos registros para una máquina. El orden de confianza para emparejar: ID externo, identificador fiscal, email normalizado. El nombre, jamás.
Errores comunes en este paso
- Mapear por nombre parecido. Que ambos campos se llamen "status" no significa que hablen de lo mismo: uno es estado del cliente, el otro del pedido.
- Dejar las transformaciones "para el código". Si la regla no está en la matriz, cada desarrollador la inventa distinto. La matriz es el contrato.
- No definir valores por defecto. El campo obligatorio del destino que el origen no tiene es el error 400 más repetido de la historia de las integraciones.
- Ignorar los catálogos hasta QA. Alinear listas de provincias o industrias a último momento retrasa salidas a producción semanas enteras.
Checklist antes de pasar al siguiente
- Matriz de mapeo completa y aprobada por los dueños de ambos sistemas.
- Fuente de verdad documentada campo por campo.
- Formatos normalizados definidos: fechas ISO, teléfonos E.164, moneda explícita, ID fiscal validado por país.
- Campos de ID externo creados en ambos sistemas.
- Valores por defecto y manejo de nulos definidos para todo campo obligatorio.
- Catálogos (países, provincias, industrias) alineados a valores canónicos.
Con la matriz firmada, ya puedes encender el flujo sin miedo: paso 4, sincronización bidireccional sin duplicados. El panorama completo vive en la guía de integración de datos.