En este paso levantas el inventario completo de tus sistemas y dibujas cómo fluye el dato entre ellos —incluido lo que hoy se mueve a mano—. Sales con una matriz de sistemas y un mapa de flujos que definen todo lo que sigue en la integración. Sin este mapa, cualquier decisión de herramienta es una apuesta a ciegas.
Una empresa mediana en LATAM opera entre 8 y 15 herramientas con datos de clientes. El inventario tiene que incluirlas todas, no solo las oficiales:
Para cada sistema registra cuatro cosas: quién es el dueño (la persona que puede aprobar cambios), qué datos guarda, si tiene API disponible (y de qué tipo: REST, archivos, o "hay que pedirle al proveedor") y cuántos registros se mueven por mes. Esa última columna decide más adelante entre un conector de 50 dólares y un middleware de tres meses.
Las entidades son los sustantivos de tu negocio: contacto, empresa, producto, pedido, factura, ticket. Arma una matriz de entidades contra sistemas y marca en cada celda si el sistema lee, escribe o es la fuente de verdad de facto hoy —aunque nadie lo haya decidido formalmente.
Vas a encontrar sorpresas. El caso típico: la ficha del cliente vive en tres lados con tres versiones distintas, y la "buena" es la del ERP porque facturación no perdona errores. Ese hallazgo, documentado, te ahorra la mitad de las discusiones del paso 3.
Ahora las flechas: cómo viaja el dato entre sistemas. Hay tres tipos de flujo y los tres cuentan:
Cuantifica el costo: una distribuidora costarricense con Softland, HubSpot y WhatsApp que auditamos tenía a tres personas descargando y cruzando CSVs cada lunes: unas 10 horas semanales, más los errores de tipeo que aparecían como reclamos de clientes. Ese número —horas por semana de movimiento manual de datos— es el argumento que le vende el proyecto a gerencia, así que mídelo ahora, antes de arreglarlo.
No puedes integrar lo que no puedes dibujar: si el mapa de flujos no cabe en una página, el problema no es de herramientas, es de claridad.
El formato no importa: una pizarra fotografiada vale igual que un diagrama elegante. Lo que importa es que cualquier persona del equipo pueda ver dónde nace cada dato, por dónde pasa y dónde muere.
Con el mapa en la mano, la siguiente decisión es cómo conectar cada flujo: paso 2, elegir entre nativo, iPaaS o middleware. Y si quieres ver el panorama completo, vuelve a la guía de integración de datos.
Este artículo cubre un tramo de la guía de integración de datos: del mapa del stack al monitoreo que avisa antes que el cliente. Las integraciones no se rompen donde miraste, se rompen en el paso que te saltaste — léela completa antes de elegir herramienta.