Este paso no es técnico: es la decisión de negocio de qué objetos viajan, en qué dirección y quién gana cuando los dos sistemas tienen una versión distinta del mismo campo. Es el paso que más veces se salta y el que explica casi todas las integraciones que terminan en desconfianza.

El mapa de equivalencias

SAP y un CRM nombran las mismas cosas distinto. La traducción básica, que conviene poner por escrito desde el día uno:

• Interlocutor comercial (el business partner de SAP) ↔ empresa y contacto en el CRM. Uno a muchos: un solo interlocutor en SAP puede ser una empresa con seis contactos del lado comercial.
• Pedido de ventas ↔ negocio ganado en el CRM. Normalmente el negocio nace antes y el pedido después, no al revés.
• Material ↔ producto del catálogo. Con una trampa: SAP suele tener miles de materiales y el equipo comercial vende cincuenta.
• Factura y documento de pago ↔ propiedades de estado en el CRM. Casi nunca necesitas el documento completo: necesitas saber si está pagada.

Escribir esta tabla con los nombres reales de tu instalación es media hora de trabajo que evita semanas de malentendidos.

La dirección de cada objeto

Cada flujo tiene una dirección natural y forzarla al revés es caro. Los clientes, materiales, precios, saldos y estados de pago van de SAP hacia el CRM: SAP es donde viven y donde se validan. La actividad comercial, las oportunidades, los contactos y las conversaciones viven en el CRM y no tienen por qué llegar a SAP.

El único flujo verdaderamente bidireccional que suele justificarse es el pedido: nace en el CRM, se crea en SAP, y SAP devuelve su número y su estado. Es también el único que dispara el licenciamiento que vimos en el paso 2, así que conviene que sea una decisión consciente y no un arrastre del entusiasmo.

La matriz de dueño por campo

"SAP manda" suena razonable y rompe integraciones. Lo que manda es el sistema donde ese campo específico se valida:

• SAP manda en razón social, identificación fiscal, condiciones de pago, límite de crédito, saldo, precios y disponibilidad.
• El CRM manda en etapa del negocio, propietario comercial, próxima actividad, origen del lead y datos de contacto de las personas.
• Nadie escribe encima del otro en los campos calculados: si el CRM muestra el saldo, lo muestra en modo lectura, sin permitir edición. Un campo editable que viene de otro sistema es una bomba de tiempo.

Esta matriz se firma entre comercial, finanzas y TI antes de construir. La firma no es burocracia: es lo que evita que a los tres meses alguien reclame que "el CRM le cambió el precio al cliente".

La pregunta no es qué sistema manda, sino qué sistema manda en cada campo. La primera versión de esa pregunta no tiene respuesta correcta.

Empieza por lectura, aunque tengas presupuesto para más

La tentación es conectar todo de una vez porque el proyecto ya está aprobado. La secuencia que funciona es al revés: primero clientes y saldos hacia el CRM, que es donde está la mayor parte del valor para el vendedor y ninguno de los riesgos. Cuando eso lleva un mes funcionando y el equipo confía en el dato, se agrega el catálogo. La escritura de pedidos viene al final, cuando ya sabes cómo se comporta tu instalación.

El patrón general de por qué conviene integrar por entidades y no de golpe está desarrollado en el paso 3 de la guía de integración de datos.

Errores comunes en este paso

• Sincronizar los miles de materiales de SAP. El vendedor necesita los que vende, no el maestro completo. Filtra en origen.
• Dejar editable en el CRM un campo que manda SAP. El día que alguien lo edite, la confianza en el dato se cae entera.
• Traer el documento de factura en vez del estado. Casi nunca necesitas el PDF; necesitas "pagada / vencida / al día".
• No involucrar a finanzas en la matriz. Son los que más rápido detectan un dueño mal asignado, y los últimos en enterarse si no se los invita.

Checklist antes de pasar al siguiente

• Tabla de equivalencias con los nombres reales de tu instalación.
• Dirección definida para cada objeto, con justificación.
• Matriz de dueño campo a campo, firmada por comercial, finanzas y TI.
• Campos de solo lectura marcados como tales en el CRM.
• Alcance de la fase 1 acotado por escrito.
• Criterio de filtro para el catálogo de materiales.

Con el qué y el quién resueltos, toca el cómo: paso 4, por dónde sale el dato. O vuelve a la guía completa.